本书把用数据说故事整理成六个步骤：理解情境、选择合适的图表、去除杂讯、引导注意力、像设计师一样思考，以及说一个好故事。

作者认为，大多数人会做分析、会画图，但很少有人学过怎么「沟通」数据。这本书要补的，正是这一块。

六个步骤环环相扣，缺一不可。

作者先区分两种完全不同的工作。「探索型」分析是你自己在数据里寻找发现的过程，会画很多图、反复尝试，过程很凌乱，这很正常。

「解释型」沟通则是把已经找到的结论，清楚地传达给别人。这时候的重点不是把所有分析过程都展示出来，而是刻意地设计，引导观众看到你想让他们看到的重点。很多人犯的错，就是把探索的过程直接拿去简报。

在动手做图表之前，作者要你先想清楚情境：你在跟谁沟通？你希望他们知道什么、或做什么？你要怎么用数据来支持这个论点？

了解观众的优先顺序、知识程度和可能的偏见，比选择什么图表更重要。同样一份数据，给执行长和给第一线同事看，呈现方式应该完全不同。

你的目的是告知、说服，还是请对方做决定？目的不同，故事的写法也不同。

作者提供两个简单的工具。第一个是「核心想法」：用一句完整的话，说出你独特的观点，以及这件事的利害关系。她说，这句话就是你的北极星，之后所有的设计决定都要以它为准。

第二个是「三分钟故事」：如果你只有三分钟，你要怎么把整件事讲清楚？能用三分钟讲完，代表你真正理解自己要说什么。她也建议用便利贴做「故事板」，在打开软体之前，先在纸上排好故事的顺序。

不同的图表有不同的用途：长条图适合比较不同类别的数值；折线图适合呈现随时间变化的趋势；散布图适合显示两个变数之间的关系；斜率图适合呈现两个时间点之间的变化。有时候，一个大大的数字配上一句话，就比任何图表都有效。

作者也列出应该避免的图表：圆饼图让人很难准确比较数值；立体效果会扭曲人的判读，又增加杂讯；双 Y 轴容易因为刻度不同而误导读者。她建议多尝试几种图表，先在纸上画草图，再决定用哪一种。

作者提出「认知负荷」的观念：图表上的每一个元素，都会占用观众的脑力。那些不传达资讯的东西，例如边框、格线、多余的标记和重复的图例，只会增加负担。

她的原则是「去掉才会更好」。书中示范一步一步地把一张杂乱的图表清理干净：拿掉边框、淡化或删除格线、去掉资料点的标记、直接在线条旁标注而不用图例，并善用留白，让数据有呼吸的空间。

杂讯有很多种：装饰性的元素，例如立体效果和花俏的字体；重复的编码，例如已经有标签又放图例；让人分心的背景；以及所有不属于数据、却增加脑力负担的东西。

作者介绍了完形心理学的几个原则，说明人如何在不知不觉中把视觉元素分组：靠得近的东西会被看成一组；长得像的东西会被看成同一类；被框起来或加上底色的东西会被看成一个群组；用线连起来的东西会被看成有关联。

善用这些原则，就能在不增加文字的情况下，帮观众把复杂的资讯整理成清楚的结构。

有些视觉特性，人的大脑在有意识地思考之前就会注意到，作者称为「前注意属性」，例如大小、颜色、粗细和位置。

她建议把它们当成指引观众视线的工具：重要的资料放大、用颜色凸显关键、加粗想强调的部分。但颜色一定要节制使用，如果什么都上色，就等于什么都没凸显。她也提醒要考虑色盲读者，并用「你的眼睛先被吸引到哪里」来测试自己的图表。

这些属性在大约半秒内就会被大脑接收，比阅读文字快得多。也可以同时使用两种提示，例如大小加上颜色，让重点更清楚。

作者借用设计的概念：「可供性」是指好的设计会让人一看就知道怎么使用，图表也一样，要让观众一眼知道该看哪里、怎么读；「易读性」是指要让不同背景的人都能理解，例如用文字标签取代需要对照的图例；「美感」则来自有意识地用颜色、对齐和留白。

她认为，设计得好的图表看起来更可信，也更容易让人接受和记住其中的讯息。标题最好直接写出结论，而不是只写「各季营收」这种描述。

最后，作者强调数据需要放进故事里。她借用戏剧的结构：先交代情境，让观众知道为什么这件事和他们有关；接著提出问题或冲突，制造张力；然后揭露关键发现，作为高潮；最后说明影响和下一步。

她也引用一个简报的老方法：先告诉他们你要说什么，再说，最后告诉他们你刚刚说了什么。这种重复能帮助观众记住重点，特别是在现场简报中。

作者提醒，现场简报和独立阅读的报告，设计方式应该不同。现场简报时，可以让图表一步一步出现，讲者可以补充说明、回答问题。

书面报告则必须自己就能读懂：要有直接写出结论的标题、完整的标签和说明文字，让没有讲者在旁边的人也能理解。读者的视线通常是从左到右、从上到下，版面的安排也应该顺著这个方向，引导读者按照故事的顺序阅读。

本书最重要的讯息是：用数据沟通不是天分，而是可以透过不断练习、尝试和回馈学会的能力。作者也建议在早期就寻求具体的回馈，确认自己的图表清楚又正确。

对每天要做简报的人来说，书中的原则几乎可以立刻套用：先想清楚要说什么，再拿掉多余的东西，最后用颜色和文字把观众的目光带到重点上。